Jak przebiega proces tworzenia strony internetowej? Krok po kroku

Tworzenie stron www w Wielkopolsce bez wizyt w biurze

Tworzenie stron www w Wielkopolsce wygląda dziś tak samo dla firmy z Kalisza i z sąsiedniej ulicy. Rozmowa, materiały, projekt, wersja do obejrzenia, publikacja i przekazanie dostępów mieszczą się w mailu, rozmowie wideo i jednym udostępnionym folderze. Nie musisz przyjeżdżać do Zbąszynia, a my nie musimy przyjeżdżać do Ciebie.

Ten poradnik opisuje, co dokładnie dzieje się na każdym etapie takiej współpracy i czym różni się ona od pracy z wykonawcą zza rogu. Ogólne zasady zamawiania strony, od typów stron po wymagania techniczne, są w przewodniku o stronach internetowych dla firm z Wielkopolski. Tutaj zajmujemy się samą współpracą na odległość: kto co robi, w jakiej kolejności i co może pójść nie tak.

Odległość nie zmienia zakresu ani wyceny. Etapy są te same, które opisujemy na stronie tworzenia stron internetowych: „Cel i zakres”, „Treści i projekt”, „Wdrożenie i sprawdzenie”, „Publikacja i przekazanie”. Odległość zmienia trzy rzeczy: sposób, w jaki przekazujesz materiały, sposób, w jaki oglądasz i zatwierdzasz projekt, oraz to, jak odbierasz gotową stronę. Każdą z nich da się ułożyć tak, żeby nie kosztowała więcej czasu niż spotkanie. Wymaga to jednak kilku ustaleń na początku. Przy spotkaniu nikt ich nie spisuje, bo „zawsze można podjechać”.

Piszemy to z perspektywy agencji, która ma biuro w Zbąszyniu i pracuje dla firm z całego regionu oraz zdalnie z całej Polski. Część projektów prowadzimy w całości zdalnie, od pierwszej rozmowy po przekazanie dostępów.

Czym różni się współpraca lokalna od zdalnej

Lokalnie znaczy: możesz przyjść do biura, a my możemy przyjechać do zakładu. Zdalnie znaczy: wszystko dzieje się przez mail, telefon, wideo i udostępnione pliki. Poniżej zestawienie, co w każdym elemencie wygląda inaczej, a co identycznie.

Z tabeli wynika, że różnice dotyczą początku i końca projektu. Środek, czyli projekt i wdrożenie, wygląda identycznie, bo i tak oglądasz go na ekranie. Jeśli jesteś z okolic Zbąszynia i chcesz wiedzieć, co zmienia bliskość, napisaliśmy o tym w poradniku o stronie internetowej dla firmy ze Zbąszynia.

Co musisz mieć po swojej stronie

Zdalna współpraca nie wymaga żadnego specjalnego oprogramowania. Wymaga za to kilku ustaleń, które przy spotkaniach załatwia kalendarz.

• Skrzynkę mailową, którą ktoś czyta codziennie, i numer telefonu osoby prowadzącej projekt po Twojej stronie.
• Możliwość rozmowy wideo z udostępnieniem ekranu. Wystarczy przeglądarka na komputerze albo aplikacja na telefonie.
• Folder w chmurze, w dowolnej usłudze, którą już macie w firmie. Zakładanie nowego konta tylko na potrzeby projektu zwykle kończy się zapomnianym hasłem.
• Telefon, na którym będziesz oglądać projekt i wersję roboczą. Ten sam, na którym klienci oglądają strony, a nie służbowy tablet z szuflady.
• Miejsce na dostępy, najlepiej menedżer haseł, zanim pierwsze hasło w ogóle powstanie.

Zasady, które ustalamy na początku

Kto po Twojej stronie pisze do nas i kto odpowiada na nasze pytania. Jedna osoba, nawet jeśli decyzje zapadają w kilka osób. Jeden wątek mailowy na jeden temat: osobno materiały, osobno uwagi do projektu, osobno dostępy. Wątek „strona” z osiemdziesięcioma wiadomościami jest nie do przeszukania po miesiącu.

Ustal też, co się dzieje, gdy mail czeka na odpowiedź. Harmonogram zakłada czas na Twoją akceptację, więc tydzień ciszy przesuwa termin publikacji. Zdalnie nikt tego nie zauważy, dopóki ktoś nie zapyta, dlaczego strony jeszcze nie ma. Jeśli wiesz, że będziesz niedostępny, powiedz to na starcie, a harmonogram to uwzględni.

Rozmowy wideo umawiamy wtedy, gdy mail nie wystarcza: na początku, przy projekcie, przy przekazaniu. Resztę załatwia pisanie, które zostawia ślad i do którego da się wrócić.

Etap pierwszy: cel i zakres na odległość

Ten etap kończy się listą podstron i funkcji, wyceną i harmonogramem. Zdalnie zaczyna się od briefu albo od maila z opisem firmy.

Co robisz Ty

Wypełniasz brief strony WWW albo piszesz kilka zdań przez formularz kontaktowy. Brief pyta o rodzaj strony, skalę, inspiracje, obecną stronę, kto przygotuje treści i czy firma ma identyfikację wizualną. Przyjmuje pliki, więc logo i przykładowe materiały można dołączyć od razu. Nie trzeba mieć wszystkiego. Z brakiem informacji umiemy pracować, z informacją zmieniającą się co tydzień gorzej.

Przed rozmową pomyśl o tym, jak klienci trafiają do Was dziś, które zapytania są dobre, a które zabierają czas. Zapisz też, co ma robić strona, czego nie robi obecna. Pełną listę tego, co przygotować, zebraliśmy w poradniku co przygotować do strony internetowej.

Co robimy my

Czytamy brief, oglądamy obecną stronę i Profil Firmy w Google, sprawdzamy, co da się z nich wyciągnąć. Potem rozmowa: telefon albo wideo, według Twojej wygody. Zdalnie pytamy o rzeczy, które przy wizycie byśmy zobaczyli. Jak wygląda zakład. Ile osób odbiera telefony. Czy jest sala, w której przyjmujecie klientów. Dlatego zdjęcia miejsca, nawet robocze, przydają się już na tym etapie.

Po rozmowie dostajesz listę podstron i funkcji, wycenę i harmonogram. Harmonogram zależy od skali, gotowości tekstów i zdjęć, integracji oraz czasu na akceptację, więc jego część jest po Twojej stronie. Zatwierdzasz zakres mailem. Od tego momentu zmiana zakresu oznacza zmianę wyceny, i to też jest zapisane.

Jak czytać ofertę, którą dostajesz mailem

Przy spotkaniu ofertę omawia się przy stole i pytania padają od razu. Zdalnie czytasz ją sam, więc czytaj z ołówkiem. Sprawdź, czy każda podstrona i funkcja, o której mówiliśmy, jest na liście, i czy jest napisane, co nie wchodzi w zakres. Sprawdź, kto dostarcza teksty i zdjęcia, bo od tego zależy, ile pracy zostaje u Ciebie. Znajdź punkty akceptacji i to, co dostajesz przy każdym z nich. Sprawdź, co dzieje się z domeną, hostingiem i prawami do projektu po zakończeniu.

Pytania spisz w jednej liście i wyślij razem. Jeśli jest ich więcej niż pięć, umawiamy rozmowę, bo dziesięć maili o jednej ofercie zajmuje tydzień. Oferta, po której nie masz żadnych pytań, też jest sygnałem: albo jest dobra, albo nie przeczytałeś jej do końca.

Co może pójść nie tak

Brief wypełniony w pięć minut, bez adresu obecnej strony i bez informacji o materiałach, kończy się ofertą pełną założeń. Druga pułapka to kilka osób w firmie, z których każda ma inną wizję, a żadna nie jest na rozmowie. Zdalnie trudniej to wyłapać, dlatego od początku ustalamy, kto zatwierdza etapy, i prosimy, żeby ta osoba była na rozmowie.

Etap drugi: treści i projekt, które oglądasz na własnym telefonie

Ten etap ma trzy zadania. Układamy informacje, projektujemy ekrany na telefon i komputer oraz ustalamy, kto odpowiada za teksty, zdjęcia i tłumaczenia. Kończy się Twoją akceptacją kierunku przed wdrożeniem.

Materiały w jednym folderze

Zdalnie materiały wędrują przez folder w chmurze, nie przez maile. Cztery podfoldery wystarczą: logo, zdjęcia, dokumenty, teksty. Zdjęcia w oryginalnej jakości, nie przez komunikator, bo ten zmniejsza pliki. Nazwy plików mówią, co jest na zdjęciu. Pliki, które przychodzą później, trafiają do tego samego folderu z datą w nazwie. Nikt nie szuka wtedy „tej ostatniej wersji cennika” w skrzynce.

Teksty na odległość

Jeśli teksty piszemy my, potrzebujemy informacji, nie gotowych zdań: oferty w PDF, cennika wewnętrznego, maili, w których odpowiadasz klientom. Z tego układamy strukturę i piszemy wersję do sprawdzenia. Jeśli piszesz Ty, dostajesz od nas układ podstrony z pytaniami, na które tekst ma odpowiadać. W obu wariantach ktoś z firmy sprawdza fakty: parametry, nazwy, uprawnienia. Tę osobę wyznaczasz teraz, nie przy publikacji.

Jak oglądać projekt ekranów

Projekt dostajesz jako link. Otwórz go na telefonie, na którym czytasz maile, i na komputerze w biurze. Pokaż osobie, która odbiera telefony od klientów, bo ona wie, czego klienci szukają. Nie oceniaj kolorów w pierwszej minucie. Sprawdź, czy klient znajdzie usługę, miejsce działania i telefon bez przewijania. Sprawdź, czy podstrony odpowiadają na pytania z pierwszej rozmowy.

Uwagi spisz w jednej liście, z numerami, w jednym dokumencie. Uwagi z pięciu maili od trzech osób zawierają sprzeczności, których zdalnie nie da się rozstrzygnąć w rozmowie na korytarzu. Jeśli masz wątpliwość, zapisz ją jako pytanie, a nie jako polecenie zmiany. Po liście może być rozmowa wideo nad projektem, jeśli coś wymaga pokazania palcem.

Zdjęcia bez naszego przyjazdu

Zdalnie zdjęcia robi ktoś z Twojej firmy albo fotograf z Twojej okolicy. W pierwszym wariancie dostajesz od nas listę ujęć i kilka zasad: szeroki kadr, światło dzienne, bez bałaganu w tle, bez twarzy klientów bez zgody. W drugim wariancie opisujemy fotografowi, co jest potrzebne do projektu, a Ty umawiasz termin. Zdjęcia z banku są ostatnią opcją, bo klient z Twojej miejscowości rozpozna, że to nie Wasz zakład.

Etap trzeci: wdrożenie i sprawdzenie na własnych urządzeniach

Budujemy stronę, konfigurujemy uzgodnione funkcje i sprawdzamy wersję mobilną, formularze oraz linki. Ty dostajesz wersję do obejrzenia pod adresem tymczasowym, zanim cokolwiek trafi pod Twoją domenę.

Co sprawdzasz

• Każdą podstronę na telefonie, w tym menu i przyciski pod kciukiem.
• Formularz: wyślij testowe zapytanie i sprawdź, czy doszło na skrzynkę, którą ktoś czyta.
• Telefon z przycisku: kliknij i sprawdź, czy wybiera właściwy numer.
• Teksty: nazwy, parametry, godziny, adres. To ostatni moment na poprawki bez kosztu przebudowy.
• Zdjęcia: czy są tam, gdzie miały być, i czy nie ma wśród nich roboczych.
• Mapę i dojazd, jeśli są, z perspektywy kogoś, kto nigdy u Was nie był.

Poproś dwie osoby z firmy, żeby przeszły tę listę niezależnie. Zdalnie nikt nie stoi obok i nie pokazuje, gdzie kliknąć, więc błędy, które przeoczysz Ty, wyłapie ktoś inny.

Jak zgłaszać błędy

Jedna lista, jak przy projekcie. Przy każdym błędzie: adres podstrony, urządzenie, co się stało, a co miało się stać. Zrzut ekranu z telefonu załatwia połowę opisu. Zgłoszenie „nie działa na telefonie” bez tych informacji wraca z pytaniami i wydłuża etap.

Urządzenia, których my nie mamy

Sprawdzamy stronę na kilku telefonach i przeglądarkach, ale nie mamy tego, co Wy. Starszego telefonu handlowca, firmowego komputera z przeglądarką, której nikt nie aktualizuje, tabletu w recepcji. Zdalnie to Ty masz dostęp do tych urządzeń, więc poproś, żeby każde z nich otworzyło wersję roboczą. Błąd, który widać tylko na telefonie prezesa, i tak trafi do nas, lepiej przed publikacją.

Integracje i rzeczy, których nie widać

Przepływ zapytań do CRM-u albo systemu zleceń sprawdzamy razem na testowym zapytaniu. Robimy to z osobą, która będzie je obsługiwać. Zdalnie wymaga to umówienia krótkiej rozmowy, w której obie strony patrzą na swoje ekrany. Co można zautomatyzować, opisujemy w poradniku o integracji strony z CRM-em.

Etap czwarty: publikacja, dostępy i przekazanie bez spotkania

Uzgadniamy konfigurację domeny i hostingu, przekazujemy dostępy oraz instrukcję obsługi ustalonych funkcji. Osobno ustalamy zasady późniejszej opieki. Zdalnie ten etap wymaga najwięcej dyscypliny, bo dotyczy haseł i rzeczy, które po przełączeniu domeny mają działać od razu.

Domena, hosting i poczta

Przed publikacją ustalamy, gdzie jest domena, kto ma do niej dostęp i gdzie działa poczta firmowa. Jeśli poczta jest w tej samej domenie, zmieniamy tylko wpisy odpowiedzialne za stronę. Dostępy przekazujesz uzgodnionym kanałem, nie w treści maila, i tylko w zakresie potrzebnym do pracy. Po zakończeniu prac dostęp tymczasowy można wyłączyć. Przy przebudowie dochodzi plan przekierowań ze starych adresów, który opisujemy w poradniku o przeniesieniu strony i przekierowaniach.

Dzień publikacji

Ustalamy go wspólnie, z osobą po Twojej stronie dostępną pod telefonem. Po przełączeniu domeny sprawdzamy stronę z kilku urządzeń, a Ty wysyłasz testowe zapytanie z formularza i dzwonisz pod numer z przycisku. Jeśli coś nie działa, wiadomo o tym tego samego dnia, nie po tygodniu. Nie wybieraj na to piątkowego popołudnia ani dnia przed urlopem osoby, która ma być pod telefonem.

Przekazanie i pokazanie obsługi

Dostajesz dostępy do panelu, hostingu i narzędzi Google w zakresie z oferty oraz instrukcję obsługi ustalonych funkcji. Obsługę panelu pokazujemy w rozmowie wideo z udostępnionym ekranem, z osobą, która będzie z niego korzystać. Lista elementów do pokazania wynika z tego, co na etapie „Cel i zakres” zapisaliśmy jako rzeczy zmieniane samodzielnie. Jeśli dochodzi nowa osoba, instrukcja zostaje i można ją przekazać dalej.

Co zostaje po Twojej stronie

• Miejsce, w którym trzymacie dostępy, najlepiej menedżer haseł, a nie skrzynka mailowa.
• Osoba, która zmienia treści, i osoba, która zgłasza nam większe zmiany.
• Dostęp do Google Search Console i Google Analytics na koncie firmy, nie na koncie wykonawcy.
• Lista miejsc, gdzie trzeba wpisać nowy adres strony: Profil Firmy, media społecznościowe, stopki maili, katalogi.

Kiedy spotkanie osobiste ma sens

Zdalnie da się zrobić wszystko. Są jednak sytuacje, w których jedno spotkanie oszczędza tydzień maili.

• Kilka osób decyduje i każda ma inną wizję. Jedno spotkanie, na którym padają wszystkie uwagi naraz, jest szybsze niż trzy rundy list.
• Projekt obejmuje też identyfikację wizualną albo materiały drukowane, które trzeba zobaczyć na papierze i dotknąć.
• Firma ma halę, showroom albo sklep, których charakter trudno opisać, a strona ma go oddać.
• Zespół, który będzie obsługiwał panel, jest duży i lepiej pokazać obsługę raz, na miejscu.
• Właściciel woli rozmawiać na żywo i wie, że przez mail nie odpisze. To uczciwy powód i lepiej go znać na początku.

Co zastępuje wizytę

Jeśli spotkania nie będzie, kilka rzeczy daje nam to, co zobaczylibyśmy na miejscu. Krótki film telefonem po hali, sklepie albo biurze, bez montażu, z komentarzem, co gdzie jest. Zdjęcia wejścia, parkingu i miejsca, w którym klient czeka. Przykładowe zapytanie od klienta i Wasza odpowiedź na nie, z usuniętymi danymi. Opinie w Profilu Firmy, które czytamy przed rozmową, bo pokazują, za co klienci Was cenią i na co narzekają. Rozmowa z osobą od telefonów, nawet dziesięć minut, bo ona wie, o co klienci pytają naprawdę.

Spotkanie można umówić w biurze w Zbąszyniu, a potrzebę wizyty u Ciebie ustalamy na etapie „Cel i zakres”, razem z zakresem. Dla firmy z Poznania, Nowego Tomyśla czy Opalenicy to krótka droga. Dla firmy z Kalisza czy Leszna sensowniejsze bywa jedno spotkanie na początku i reszta zdalnie. W obu przypadkach proces i to, co dostajesz na każdym etapie, nie zmienia się. Zakres usługi dla całego regionu opisujemy na stronie strony internetowe Wielkopolska. Jak strona pracuje na lokalny rynek w mniejszym mieście, pokazujemy na przykładzie firm z Opalenicy.

Zdalna współpraca w zależności od tego, czym się zajmujesz

Każda branża ma jeden element, który zdalnie wymaga osobnego ustalenia. Poniżej te, o które pytamy na pierwszej rozmowie.

Produkcja i usługi dla firm

Zdalnie nie zobaczymy hali i maszyn, więc potrzebujemy zdjęć zakładu i opisu procesów od osoby technicznej. Parametry, tolerancje i certyfikaty sprawdza ktoś z firmy, bo my ich nie zweryfikujemy. Przykładowe zapytanie od klienta, z usuniętymi danymi, zastępuje nam rozmowę z handlowcem przy biurku. Jak układamy taką stronę, opisujemy na stronie stron dla firm produkcyjnych. Przykładem jest Nomatec, gdzie zakres obejmował stronę, branding i CRM.

Usługi u klienta: instalacje, serwis, budowlanka

Zdjęcia robi ekipa przy zleceniach, według listy ujęć. Zgody klientów na pokazanie realizacji zbiera właściciel przy odbiorach. Obszar działania spisujecie miejscowościami, bo z daleka nie wiemy, dokąd naprawdę jeździcie. Realizacje mogą dochodzić po publikacji, więc panel do ich dodawania ustalamy od razu.

Handel i sklep

Dane produktów przychodzą z arkusza albo z programu magazynowego i to źródło decyduje o tym, jak zbudujemy katalog. Zdalnie prosimy o próbkę danych na początku, nie o cały katalog, żeby sprawdzić, czy da się z niej zbudować stronę. Regulaminy i zasady dostawy przygotowuje firma albo jej doradca. Czy sklep w ogóle jest potrzebny, pomaga ustalić poradnik o tym, jak zacząć sklep internetowy.

Gastronomia i noclegi

Menu, godziny i rezerwacje zmieniają się najczęściej, więc zdalnie najważniejsze jest ustalenie, kto i jak je aktualizuje. Zdjęcia dań i sali muszą być własne. Jeśli nie ma nikogo, kto je zrobi, fotograf z Twojej okolicy jest lepszym wyborem niż zdjęcia z banku.

Gabinety, salony i usługi w lokalu

Klient przychodzi do Was, więc zdalnie potrzebujemy tego, co zobaczy na miejscu: wejścia, poczekalni, gabinetu. Jeśli strona ma umawiać wizyty, ustalamy, kto potwierdza rezerwacje i co się dzieje, gdy nikt tego nie zrobi. Cennik albo zasady wyceny przychodzą w pliku, a osoba z recepcji sprawdza, czy nazwy usług na stronie są takie same jak te, których używa w rozmowie.

Firma z kilkoma oddziałami

Każdy oddział ma własne dane, godziny i osobę do kontaktu, a zdalnie najłatwiej o pomyłkę w tej tabeli. Prosimy o jeden arkusz z danymi wszystkich lokalizacji, zatwierdzony przez jedną osobę. Ustalamy też, kto aktualizuje dane oddziału po publikacji: centrala czy kierownik na miejscu. Bez tej decyzji godziny jednego z oddziałów zostają nieaktualne na lata.

Deweloper

Tabela ofert, plany i wizualizacje przychodzą w plikach, a status sprzedaży zmienia biuro sprzedaży. Zdalnie ustalamy źródło tych danych i osobę, która je zatwierdza, zanim zaprojektujemy kartę oferty. Interaktywny wybór domu, jaki zrobiliśmy dla VPM Development, wymaga tych samych danych co lista ofert, tylko przypiętych do planu.

Przykład z biurka: firma z drugiego końca województwa, zero spotkań

Firma usługowa z okolic Kalisza napisała przez formularz na stronie. Trzy zdania: mamy stronę sprzed lat, nie działa na telefonie, potrzebujemy nowej z podstronami usług. W załączniku logo w PNG i link do obecnej strony. Właściciel dopisał, że nie ma czasu na dojazdy i pyta, czy to w ogóle ma sens.

Krok pierwszy: poprosiliśmy o wypełnienie briefu i o trzy zdjęcia zakładu zrobione telefonem. Z briefu wynikało, kto przygotuje teksty i że firma ma Profil Firmy w Google, ale nie ma dostępu do domeny. Rozmowa wideo trwała godzinę, z właścicielem i osobą, która odbiera telefony. Z niej powstała lista podstron, wycena i harmonogram z zaznaczeniem, co zależy od firmy.

Krok drugi: folder w chmurze z czterema podfolderami. Logo w wektorze znalazło się u drukarni, która robiła banery. Zdjęcia robiła ekipa przez kilka tygodni według listy ujęć. Teksty pisaliśmy my na podstawie oferty w PDF i maili do klientów. Osoba od telefonów sprawdzała, czy odpowiadają na pytania, które słyszy.

Krok trzeci: projekt ekranów jako link. Właściciel obejrzał go na telefonie w samochodzie, osoba od telefonów na komputerze. Uwagi przyszły w jednym dokumencie, dwanaście punktów, trzy z nich jako pytania. Jedna rozmowa wideo nad projektem, żeby pokazać, jak podstrona usługi zachowa się na telefonie. Akceptacja mailem.

Krok czwarty: wersja robocza pod adresem tymczasowym. Dwie osoby przeszły listę kontrolną niezależnie. Zgłoszenia w jednej liście ze zrzutami ekranu. Domenę odzyskaliśmy od poprzedniego wykonawcy po kilku mailach, co zajęło więcej czasu niż poprawki.

Krok piąty: publikacja w uzgodniony dzień, właściciel pod telefonem. Testowe zapytanie z formularza, telefon z przycisku. Pokazanie obsługi panelu w rozmowie wideo z udostępnionym ekranem, instrukcja w folderze. Nikt z nas nie był w Kaliszu i nikt z firmy nie był w Zbąszyniu. Jedyną rzeczą, która wymagała fizycznej obecności, były zdjęcia, i te zrobiła ekipa.

Ten projekt różnił się od lokalnego tylko tym, że zdjęcia miejsca zastąpiły wizytę, a lista zastąpiła rozmowę przy stole. Właściciel widział przy okazji więcej niż klienci, którzy przychodzą do biura, bo każdy etap zostawił ślad w mailu. Po roku nadal wie, gdzie szukać instrukcji i kto ma dostępy.

Pytania do wykonawcy, który będzie pracował zdalnie

Zdalna współpraca z dowolnym wykonawcą, także z nami, wymaga kilku ustaleń na starcie. Jak wybrać agencję w ogóle, opisujemy w poradniku jak wybrać agencję www. Tu tylko pytania, które dotyczą odległości.

1. Gdzie zobaczę postęp prac i jak często. Odpowiedź powinna wskazywać konkretne miejsce: link do projektu, adres wersji roboczej.
2. Kto jest moją osobą kontaktową i co się dzieje, gdy jest na urlopie.
3. W jakiej formie mam przekazywać materiały i uwagi. Jeśli odpowiedź brzmi „mailem”, zapytaj, jak wykonawca pilnuje wersji.
4. Jak przekażemy dostępy do domeny i hostingu i co się z nimi dzieje po projekcie.
5. Na czyim koncie będzie domena, hosting i narzędzia Google. Odpowiedź inna niż „na Twoim” wymaga wyjaśnienia.
6. Jak wygląda przekazanie strony i pokazanie obsługi, skoro się nie spotkamy.
7. Co dostanę na piśmie po zakończeniu: dostępy, instrukcję, informację o użytych usługach.
8. Jak zgłaszać problemy po publikacji i kto na nie odpowiada.
9. Czy sesja zdjęciowa jest w zakresie, a jeśli nie, kto ma zrobić zdjęcia i według jakich zasad.
10. Co się dzieje, gdy zmienię zakres w trakcie. Wykonawca, który mówi „dogadamy się”, dogada się przy fakturze.

Lista kontrolna przed zdalnym startem

1. Osoba, która zatwierdza etapy, i osoba, która sprawdza fakty w tekstach.
2. Folder w chmurze z czterema podfolderami, udostępniony wykonawcy.
3. Informacja, gdzie jest domena, hosting, poczta i konta Google, bez haseł.
4. Trzy zdjęcia miejsca zrobione telefonem, żeby wykonawca wiedział, z czym pracuje.
5. Decyzja, kto robi zdjęcia docelowe: ktoś z firmy, fotograf z okolicy, czy sesja w zakresie.
6. Termin rozmowy wideo, na której są wszyscy, którzy mają zdanie o stronie.
7. Telefon, na którym będziesz oglądać projekt, bo to na nim zobaczy go klient.

Najczęstsze błędy we współpracy na odległość i czym się kończą

Każdy z tych błędów widzieliśmy więcej niż raz. Żaden nie wynika ze złej woli, raczej z tego, że przy spotkaniu te rzeczy załatwiają się same.

• Materiały w dwunastu mailach. Nikt nie wie, która wersja cennika jest ostatnia, a wykonawca wdraża tę sprzed reorganizacji. Folder z podfolderami załatwia to raz.
• Uwagi przez telefon. Zdalnie rozmowa telefoniczna bez notatki to najdroższy kanał, bo każda strona zapamiętuje co innego. Lista w dokumencie, potem rozmowa, jeśli trzeba.
• Projekt oglądany tylko na komputerze. Klient zobaczy go na telefonie. Akceptacja bez telefonu kończy się uwagami po wdrożeniu, kiedy zmiany kosztują najwięcej.
• Osoba decyzyjna, która dowiaduje się o projekcie przy publikacji. Jej uwagi przychodzą wtedy, gdy strona jest gotowa. Zdalnie nikt jej nie minie na korytarzu, więc trzeba ją zaprosić na pierwszą rozmowę.
• Hasła w mailu. Mail z hasłem do hostingu leży w skrzynce latami. Dostępy przekazuje się uzgodnionym kanałem, a po projekcie zmienia.
• Domena na koncie poprzedniego wykonawcy, odkryta w dniu publikacji. Odzyskanie dostępu bywa dłuższe niż wdrożenie. Pytamy o to na pierwszej rozmowie, ale sprawdź wcześniej, kto wystawia fakturę za domenę.
• Zdjęcia „zrobimy później”. Później znaczy po akceptacji projektu, kiedy układ zakładał poziome, a przyszły pionowe. Decyzja o zdjęciach zapada na etapie „Treści i projekt”.
• Brak testu formularza po publikacji. Strona wysyła, mail trafia do spamu, nikt nie czyta przez miesiąc. Testowe zapytanie w dniu publikacji to pięć minut. Jak ustawić formularz, żeby zapytania dochodziły, opisujemy w poradniku o formularzu kontaktowym.
• Pokazanie obsługi panelu osobie, która nie będzie go używać. Właściciel ogląda, asystentka potem pyta. Na rozmowie o obsłudze ma być ten, kto będzie klikał.

Słownik pojęć ze zdalnej współpracy

Kilka słów, które pojawią się w mailach od nas i od każdego innego wykonawcy pracującego na odległość.

• Brief. Opis projektu spisany przed wyceną. U nas formularz na stronie wyceny, który przyjmuje pliki, albo notatka z pierwszej rozmowy.
• Zakres. Lista tego, co powstanie: podstrony, funkcje, teksty, wersje językowe. Wycena dotyczy zakresu, więc jego zmiana zmienia wycenę.
• Akceptacja etapu. Twoja decyzja kończąca etap, zdalnie wysyłana mailem. Po niej zmiany są zmianą zakresu.
• Projekt ekranów. Widoki strony na telefon i komputer, które dostajesz jako link przed wdrożeniem.
• Lista uwag. Jeden dokument z numerowanymi uwagami od wszystkich osób z firmy, bez sprzeczności.
• Harmonogram. Plan etapów z zaznaczeniem, które terminy zależą od Twoich materiałów i decyzji, a które od naszej pracy.
• Udostępnienie ekranu. Pokazanie w rozmowie wideo tego, co widzisz na swoim komputerze. Tak pokazujemy obsługę panelu i tak Ty możesz pokazać błąd.
• Folder współdzielony. Miejsce w chmurze, do którego trafiają wszystkie materiały, z podziałem na logo, zdjęcia, dokumenty i teksty.
• Wersja robocza. Kopia strony pod adresem tymczasowym, na której sprawdzasz wszystko przed publikacją.
• Adres tymczasowy. Adres, pod którym działa wersja robocza, niewidoczny dla klientów i wyszukiwarki.
• Dostęp tymczasowy. Konto albo uprawnienie dla wykonawcy, wydane na czas prac i wyłączane po ich zakończeniu.
• Przełączenie domeny. Zmiana ustawień DNS, po której adres firmy prowadzi do nowej strony. Wpisy od poczty zostają bez zmian.
• Przekazanie. Moment, w którym dostajesz dostępy, instrukcję obsługi ustalonych funkcji i informację o użytych usługach.
• Opieka. Osobno ustalane zasady aktualizacji, kopii zapasowych, monitoringu i zmian po publikacji.

Co dzieje się po publikacji, gdy nie widzimy się na co dzień

Zdalnie po publikacji nikt nie wpadnie do biura zapytać, jak idzie. Kilka rzeczy trzeba więc umówić wcześniej.

Kanał zgłoszeń

Ustalamy, jak zgłaszasz problemy i zmiany oraz kto odpowiada. Jeśli opieka jest w zakresie, oferta opieki określa obsługiwane elementy, sposób zgłaszania i czas reakcji. Jeśli nie, dostajesz informację, co możesz zmienić sam, a co wymaga zlecenia. Zgłoszenie z adresem podstrony, urządzeniem i zrzutem ekranu załatwia się w jednej odpowiedzi. Zgłoszenie „coś się zepsuło” zaczyna się od pytań.

Pomiar bez spotkań

W uzgodnionym zakresie konfigurujemy analitykę tak, żeby liczyła zapytania, a nie same odwiedziny: wysłane formularze, kliknięcia w telefon, pobrania katalogu. Dostęp do Google Search Console i Google Analytics masz na koncie firmy, więc możesz zaglądać bez nas. Ustal, kto i jak często to robi. Raport, którego nikt nie czyta, nie jest potrzebny.

Aktualizacje treści

Lista rzeczy zmienianych samodzielnie z etapu „Cel i zakres” staje się harmonogramem: kto dodaje realizację, kto zmienia godziny, kto sprawdza cennik raz na kwartał. Zdalnie nikt nie przypomni, więc wpisz to w kalendarz firmy.

Kiedy wrócić do rozmowy

Gdy zmienia się oferta, dochodzi nowa grupa klientów, firma otwiera drugi oddział albo chce połączyć stronę z systemem, w którym pracuje zespół. Każda z tych rzeczy to zmiana zakresu, którą da się zaplanować jako kolejny etap, tak samo zdalnie jak pierwszy. Pierwsze tygodnie po publikacji nie są momentem na ocenę pozycji w Google, bo indeksacja nie dzieje się w dniu startu. Zaglądaj do Search Console, a stronę oceniaj po tym, czy klienci robią to, po co powstała.

TL;DR

• Odległość zmienia sposób przekazywania materiałów, oglądania projektu i odbioru strony. Nie zmienia zakresu ani wyceny.
• Etap „Cel i zakres” zaczyna się od briefu i rozmowy wideo. Zdjęcia miejsca zastępują wizytę.
• Materiały w jednym folderze z czterema podfolderami. Uwagi w jednej liście. Projekt oglądasz na własnym telefonie.
• Wersję roboczą sprawdzają dwie osoby niezależnie, z listą kontrolną, a zgłoszenia idą ze zrzutami ekranu.
• Dostępy uzgodnionym kanałem, nigdy w mailu. Domena, hosting i narzędzia Google na koncie firmy.
• Obsługę panelu pokazujemy w rozmowie wideo osobie, która będzie z niego korzystać. Instrukcja zostaje.
• Spotkanie ma sens przy kilku decydentach, przy brandingu i druku albo gdy właściciel wie, że mailem nie odpisze.

FAQ