Co przygotować przed zleceniem strony internetowej?

Skąd biorą się opóźnienia w projektach stron

Większość projektów stron, które się przeciągają, nie utknęła na projektowaniu. Utknęła na etapie „Treści i projekt”, bo firma dostarcza materiały partiami, a każda partia zmienia założenia. Najpierw jest lista pięciu usług, potem dochodzą trzy kolejne. Zdjęcia przychodzą po akceptacji projektu i okazuje się, że są pionowe, a układ zakładał poziome. Osoba, która miała zatwierdzić teksty, jest na urlopie.

Nic z tego nie wynika ze złej woli. Prowadzisz firmę i strona jest jednym z dwudziestu tematów na biurku. Dlatego ta lista powstała: żeby jedno popołudnie przed pierwszą rozmową zastąpiło sześć tygodni dosyłania plików w trakcie. Jak wygląda cały proces zamawiania strony, od wyboru wykonawcy po publikację, opisujemy w przewodniku o stronach internetowych dla firm z Wielkopolski. Ten poradnik zajmuje się jednym jego fragmentem: tym, co leży po Twojej stronie.

Nie musisz mieć wszystkiego. Większość punktów to decyzje, nie dokumenty. Zaznacz, czego jeszcze nie wiesz, i powiedz nam o tym na starcie. Z brakiem informacji umiemy pracować. Z informacją, która zmienia się co tydzień, już gorzej.

Jedno zdanie o celu i jedna czynność klienta

Zanim zaczniesz zbierać pliki, zapisz jedno zdanie: co ma się wydarzyć, gdy klient trafi na stronę. Od tego zdania zależy układ, liczba podstron, formularze i to, co pokażemy na telefonie w pierwszej kolejności.

Dla firmy instalacyjnej tą czynnością jest zwykle zapytanie z adresem i zdjęciem miejsca montażu. Dla producenta, który sprzedaje do innych firm, zapytanie ofertowe z parametrami i ilością. Dla restauracji telefon albo rezerwacja. Dla dewelopera kontakt w sprawie konkretnego domu, dlatego na stronie VPM Development zapytanie wychodzi z karty wybranej oferty, a biuro sprzedaży od razu wie, o czym będzie rozmowa.

Jeśli masz kilka grup klientów, zapisz czynność dla każdej z nich osobno. Firma budowlana może chcieć zapytań od inwestorów prywatnych i ofert współpracy od generalnych wykonawców. To dwie różne ścieżki na stronie i dwa różne formularze, choć jedna firma.

Dopisz też, co dziś nie działa. Przykłady, które słyszymy najczęściej: oferta na stronie jest sprzed trzech lat. Nie da się dodać nowej realizacji bez informatyka. Telefon na stronie prowadzi do byłego pracownika. Klienci dzwonią z pytaniami, na które odpowiedź powinna być na stronie. Każdy z tych problemów prowadzi do innego zakresu prac. Czasem wystarczy przebudowa trzech podstron, czasem potrzebna jest nowa strona. Bez tej listy obie strony zgadują.

Opis oferty: informacje, nie gotowe teksty

Najczęstsza blokada na starcie brzmi: „Musimy najpierw napisać teksty”. Nie musicie. Potrzebujemy informacji, a tekst na stronę to inna rzecz niż notatka o usłudze. Prześlij to, co masz: ofertę w PDF, cennik wewnętrzny, prezentację dla klientów, nawet maile, w których odpowiadasz na pytania. Z tego da się ułożyć strukturę strony, a dopracowanie zdań przychodzi później.

Dla każdej usługi albo grupy produktów zbierz:

• Dla kogo jest, w jednym zdaniu, i w jakich sytuacjach klient jej szuka.
• Co obejmuje, a co jest wyceniane osobno albo zlecane na zewnątrz.
• Jak zaczyna się współpraca: pomiar, wizja lokalna, wycena z PDF, rozmowa telefoniczna.
• Co klient musi przygotować po swojej stronie.
• Trzy pytania, które klienci zadają najczęściej, zanim zdecydują.
• Czym różnicie się od firm, do których klienci dzwonią zaraz po Was.

Ostatni punkt jest najtrudniejszy i najważniejszy. „Jakość i terminowość” pisze każdy. Konkret brzmi inaczej: własna ekipa zamiast podwykonawców, magazyn w Nowym Tomyślu i dostawa własnym transportem, serwis w 24 godziny na terenie powiatu, pomiar bez opłaty. Jeśli nie wiesz, czym się różnicie, zapytaj dwóch ostatnich klientów, dlaczego wybrali Was. Ich odpowiedź jest zwykle lepsza niż cokolwiek, co wymyślimy w sali konferencyjnej.

Zaznacz, które informacje są aktualne, a które wymagają sprawdzenia. Lepiej dostać dokument z adnotacją „cennik do weryfikacji” niż odkryć po publikacji, że na stronie jest oferta sprzed reorganizacji. Jak z takich notatek powstają podstrony usług, opisujemy w poradniku jak opisać usługi na stronie.

Realizacje i dowody, które możesz pokazać

Strona bez realizacji jest deklaracją. Strona z realizacjami jest dowodem. Dlatego zanim zaczniemy, sprawdź, co wolno Ci pokazać.

Przy każdej realizacji ustal trzy rzeczy. Czy klient zgodził się na publikację nazwy firmy, a jeśli nie, czy możesz opisać projekt bez nazwy. Czy masz zdjęcia, do których masz prawa, albo możesz je zrobić. Co dokładnie zrobiliście sami, a co zrobił podwykonawca lub inny dostawca. Ostatni punkt bywa niewygodny, ale klient, który odkryje, że pokazana hala została zaprojektowana przez kogoś innego, nie wróci.

Logotypy klientów pokazujemy tylko wtedy, gdy mamy na to zgodę. Opinie tylko prawdziwe, z imieniem, nazwiskiem i firmą, najlepiej z datą. Opinia podpisana „Zadowolony klient, Poznań” obniża wiarygodność całej strony, bo czytelnik zakłada, że została napisana przez Was. Lepiej pokazać dwie prawdziwe niż dziesięć anonimowych.

Jeśli nie masz zgód, nie czekaj z projektem. Zbieranie zgód może iść równolegle z pracą nad stroną, a sekcja realizacji może wystartować z trzema projektami i rosnąć. To częsty układ. Przy stronie Nomatec treści o firmie i ofercie powstały w pierwszej kolejności. Sposób prezentacji wdrożeń ustalaliśmy osobno, tak aby dało się je dodawać po publikacji.

Logo, zdjęcia i prawa do materiałów

Tu najczęściej tracimy czas, dlatego ta sekcja jest najdłuższa.

Logo i identyfikacja

Potrzebujemy logo w pliku wektorowym: SVG, PDF z wektorami albo AI. Plik JPG wyciągnięty ze stopki maila nie nadaje się do strony, bo na dużym ekranie będzie rozmyty. Jeśli masz księgę znaku albo choćby plik z kolorami i czcionkami, dołącz go. Jeśli nie masz logo w wektorze, powiedz o tym na starcie. Odtworzenie znaku albo zaprojektowanie nowego to osobny zakres, który trzeba zaplanować przed projektem strony, a nie w trakcie.

Zdjęcia

Klient z branży instalacyjnej przysłał nam kiedyś czterdzieści zdjęć w jednym folderze, nazwanych IMG_2031 do IMG_2071. Część była z telefonu, część z aparatu, część z realizacji, a część z firmowego grilla. Przejrzenie i opisanie ich zajęło więcej czasu niż projekt strony głównej. Dlatego prosimy o trzy rzeczy: zdjęcia w jak najlepszej jakości, w folderach według tematu, z nazwami plików, które mówią, co jest na zdjęciu.

Oddziel zdjęcia, które mogą trafić na stronę, od materiałów roboczych i dokumentacji wewnętrznej. Jeśli na zdjęciach są pracownicy albo klienci, potrzebna jest ich zgoda na publikację wizerunku. Jeśli zdjęcia robił fotograf, sprawdź w umowie, czy obejmuje użycie w internecie.

Gdy zdjęć brakuje, są trzy drogi: sesja zdjęciowa, ilustracje albo zdjęcia z banku licencjonowanych materiałów. Każda z nich to inny koszt i inny efekt. Zdjęcia z banku widać od razu, bo te same twarze i biura pojawiają się na setkach stron. Dla firmy usługowej z regionu własne zdjęcia hali, ekipy i sprzętu robią więcej niż najładniejsza fotografia stockowa. Obrazy znalezione w wyszukiwarce nie są materiałem do użycia, nawet jeśli nie widać przy nich informacji o prawach.

Filmy, rysunki i wizualizacje

Film z drona nad halą, wizualizacja osiedla albo rysunek techniczny produktu to materiały, o które pytamy osobno. Przy filmie potrzebujemy pliku źródłowego, nie linku do wiadomości, i informacji, kto go nagrał i na jakich prawach. Film na stronie głównej obciąża ładowanie, więc decyzja, czy ma tam być, zapada przy projekcie, a nie po nim. Wizualizacje inwestycji oznacz jako wizualizacje, bo klient ma prawo wiedzieć, że ogląda plan, nie zdjęcie. Rysunki techniczne wymagają decyzji, czy mają być publiczne, czy dostępne po zapytaniu.

Materiały do pobrania

Katalogi, karty techniczne, certyfikaty, cenniki w PDF, regulaminy. Zbierz je w jednym miejscu i zdecyduj, które mają być publiczne. Sprawdź daty: karta produktu z 2021 roku na nowej stronie wygląda gorzej niż jej brak.

Domena, hosting, integracje i samodzielna edycja

Gdzie jest domena i kto ma dostępy

Na etapie zapytania wystarczy lista. Gdzie jest zarejestrowana domena, kto utrzymuje obecną stronę i w czym jest zbudowana. Czy macie konta Google Search Console, Google Analytics i Google Tag Manager. Kto prowadzi skrzynki e-mail. Nie przesyłaj haseł w pierwszym mailu. Dane dostępowe przekazuje się później, uzgodnionym kanałem i tylko w zakresie potrzebnym do pracy.

Jeśli nie wiesz, gdzie jest domena, sprawdź, kto wystawia za nią fakturę. Zdarza się, że domena jest na koncie dawnego wykonawcy albo byłego wspólnika. Lepiej to odkryć na początku niż w dniu publikacji. Co zrobić, żeby przy przebudowie nie stracić obecnych adresów i pozycji w Google, opisujemy w poradniku o przeniesieniu strony i przekierowaniach.

Poczta e-mail przy zmianie strony

Publikacja nowej strony wymaga zmiany ustawień domeny. Jeśli poczta firmowa działa w tej samej domenie, a nikt nie wie, gdzie jest obsługiwana, istnieje ryzyko, że po przełączeniu przestanie przychodzić. Dlatego pytamy o to przed publikacją, sprawdzamy wpisy odpowiedzialne za pocztę i zmieniamy tylko te, które dotyczą strony. Przygotuj informację, u kogo macie skrzynki, kto ma do tego dostęp i czy używacie poczty w pakiecie z hostingiem. Jeśli tak, przeniesienie strony na inny serwer bez przeniesienia poczty wymaga osobnego planu.

Systemy, z którymi strona ma się łączyć

Wypisz systemy, z którymi strona ma współpracować: CRM, program do rezerwacji, system magazynowy, sklep, narzędzie do wysyłki newslettera. Podaj nazwę i to, co ma przepływać między stroną a systemem. Zapytanie z formularza ma trafiać do CRM-u jako nowy kontakt? Status zamówienia ma być widoczny dla klienta? Każda taka integracja wymaga sprawdzenia, co dany system udostępnia, i to sprawdzenie robimy przed wyceną, nie po niej. Przykłady, jak taki przepływ można ułożyć, są w poradniku o integracji strony z CRM-em.

Co chcesz zmieniać samodzielnie

Ta decyzja wpływa na to, jak zbudujemy stronę, dlatego zapada przed projektem. Zapisz, co będziecie aktualizować własnymi siłami: aktualności, nowe realizacje, cennik, godziny otwarcia, oferty pracy, wersje językowe. Dla każdego elementu dopisz, kto w firmie będzie to robił i jak często.

Jeśli odpowiedź brzmi „raz w roku zmienimy numer telefonu”, nie ma sensu budować rozbudowanego panelu, którego nikt nie otworzy. Jeśli dodajecie realizację co tydzień, panel i instrukcja jego obsługi są częścią projektu od pierwszego dnia. Przy przekazaniu strony pokazujemy obsługę ustalonych elementów, więc lista z tego punktu wraca na końcu projektu jako program szkolenia.

Polityka prywatności, cookies i treści prawne

Strona z formularzem zbiera dane osobowe, więc potrzebuje polityki prywatności, zgody przy formularzu i banera cookies, jeśli używa narzędzi analitycznych lub reklamowych. Techniczną stronę przygotowujemy my: baner, tryb zgody w Google Tag Manager, zabezpieczenie formularzy przed spamem. Treść prawna jest po stronie firmy, bo to firma jest administratorem danych. Jeśli masz doradcę albo księgową, która zajmuje się RODO, włącz ją wcześnie.

Od połowy 2025 roku obowiązują w Unii przepisy o dostępności produktów i usług, w tym części usług cyfrowych. Czy dotyczą Twojej firmy, zależy od tego, co sprzedajesz i komu. Zasady projektowania dostępnego stosujemy niezależnie od tego, bo czytelna strona na telefonie i z klawiatury służy każdemu klientowi. Jeśli chcesz sprawdzić zakres obowiązku, zacznij od tekstu dyrektywy na EUR-Lex i skonsultuj to z prawnikiem.

Do listy dołącz regulaminy, jeśli sprzedajesz online, informacje o gwarancji i reklamacjach oraz dane rejestrowe firmy: pełną nazwę, adres, NIP, a dla spółek także KRS i sąd rejestrowy. Te dane muszą być na stronie i w stopce, a zdziwiłbyś się, jak często przy przebudowie okazuje się, że w starej stopce jest jeszcze poprzednia forma prawna.

Kto decyduje i jak zbieramy uwagi

W projekcie strony najwięcej czasu kosztują sprzeczne uwagi. Właściciel chce mniej tekstu, handlowiec chce więcej, grafik z firmy ma zdanie o kolorze przycisku. Każdy ma rację ze swojej perspektywy, a projekt stoi.

Wyznacz jedną osobę, która zbiera uwagi od zespołu, usuwa sprzeczności i przekazuje nam jedną listę. Ta sama osoba zatwierdza etapy. W naszym procesie są cztery punkty akceptacji: cel i zakres, treści i projekt, wdrożenie i sprawdzenie, publikacja i przekazanie. Przy każdym z nich dostajesz coś do obejrzenia i decyzję do podjęcia. Pełny opis etapów jest na stronie tworzenia stron internetowych.

Ustal też, kto potwierdza poprawność rzeczy, których my nie zweryfikujemy: parametrów technicznych produktów, zapisów w regulaminie, tłumaczeń. Jeżeli strona ma wersję niemiecką, a nikt w firmie nie czyta po niemiecku, zdecydujcie przed projektem, kto sprawdzi tłumaczenie. Wersja językowa bez opiekuna starzeje się najszybciej ze wszystkich elementów strony. Co jeszcze trzeba zaplanować przy obcojęzycznej wersji, opisujemy w poradniku o stronie wielojęzycznej.

Co oddajesz i co dostajesz na każdym etapie

Materiały z tej listy nie są potrzebne wszystkie naraz. Każdy etap współpracy zużywa inną ich część i kończy się inną decyzją.

O co zapytamy na pierwszej rozmowie

Pierwsza rozmowa ma jeden cel: ustalić zakres, który da się wycenić. Nie prowadzimy jej z kartki, ale kilka pytań wraca zawsze.

• Jak klienci trafiają do Was dzisiaj i jak wygląda pierwsza rozmowa z nimi.
• Które zapytania są dobre, a które zabierają czas bez szansy na zlecenie.
• Co ma robić strona, czego nie robi obecna albo Profil Firmy w Google.
• Kto w firmie odpowiada na zapytania i jak szybko jest w stanie to zrobić.
• Co z obecnej strony ma zostać, bo działa, a co ma zniknąć.
• Jakie strony innych firm, niekoniecznie z branży, uważasz za dobre i dlaczego.
• Czy strona ma sprzedawać, zbierać zapytania, rekrutować, czy robić kilka z tych rzeczy naraz.

Odpowiedzi nie trzeba spisywać. Wystarczy, że przed rozmową o nich pomyślisz, a najlepiej zapytasz osobę, która odbiera u Was telefony.

Co przygotować w zależności od tego, czym się zajmujesz

Lista z poprzednich sekcji jest wspólna dla wszystkich. Każda branża ma jednak własne materiały, bez których strona zostaje na poziomie ogólników. Poniżej te, o które dopytujemy najczęściej.

Firma usługowa: instalacje, serwis, naprawy

Klient szuka kogoś, kto przyjedzie i zrobi. Dlatego potrzebujemy obszaru działania spisanego konkretnie, z nazwami powiatów albo miejscowości, a nie „cała Polska”. Do tego sposób umawiania: czy pierwszy kontakt to telefon, czy wystarczy formularz ze zdjęciem i adresem. Przygotuj też odpowiedź na pytanie, co dzieje się po zgłoszeniu. Kto oddzwania, czy jest wizja lokalna, czy wycena wychodzi mailem. Zdjęcia ekipy i samochodów z logo robią tu więcej niż zdjęcia produktów, bo klient wpuszcza Was do domu i chce wiedzieć, kogo się spodziewać.

Produkcja i usługi B2B

Tu pracujemy najwięcej z parametrami. Przygotuj listę procesów i materiałów, które obsługujecie, oraz granice: maksymalne wymiary, wielkości serii, tolerancje, certyfikaty. Zdecyduj, które parametry mogą być publiczne, a które podajecie dopiero w ofercie. Wskaż osobę, która sprawdzi poprawność opisów technicznych, bo my ich nie zweryfikujemy. Przyda się też przykładowe zapytanie od klienta, najlepiej prawdziwe, z usuniętymi danymi. Pokazuje, jakich informacji handlowiec potrzebuje na starcie, i z niego projektujemy formularz zapytania ofertowego. Jak układamy taką stronę, opisujemy na stronie stron dla firm produkcyjnych i w poradniku o stronie firmy produkcyjnej.

Handel i sklep

Jeśli sprzedajesz online albo o tym myślisz, materiały są inne niż dla strony z ofertą. Potrzebna jest lista asortymentu z podziałem na kategorie, nazwy i warianty produktów, zdjęcia każdego z nich oraz źródło tych danych. Źródło ma znaczenie, bo katalog z arkusza aktualizuje się inaczej niż katalog z programu magazynowego. Dopisz zasady dostawy, płatności, zwrotów i reklamacji, nawet w formie roboczej. Regulamin sklepu to dokument, który przygotowuje firma albo jej doradca. Jeśli nie masz pewności, czy sklep jest Ci potrzebny, zacznij od poradnika o tym, jak zacząć sklep internetowy.

Gastronomia

Restauracja, pizzeria albo firma cateringowa potrzebuje na stronie trzech rzeczy, które zmieniają się częściej niż cokolwiek innego: menu, godzin otwarcia i informacji o rezerwacjach. Zdecyduj, kto będzie je aktualizował i w jakiej formie: w panelu, przez przesłanie nam pliku, czy przez połączenie z systemem rezerwacji. Zdjęcia dań i sali muszą być własne, więc jeśli ich nie masz, zaplanuj sesję przed projektem. Jeśli robisz catering albo przyjęcia okolicznościowe, przygotuj osobny opis tej usługi, bo klient szuka jej inaczej niż stolika na piątek. Więcej o tym, co ma zawierać taka strona, piszemy w poradniku o stronie dla restauracji.

Firma budowlana i remontowa

Klient wybiera na podstawie realizacji, dlatego przygotuj je inaczej niż zwykłą galerię. Dla każdej inwestycji spisz, co było do zrobienia, jaki był Wasz zakres, co zrobił inny wykonawca i czy masz zgodę inwestora na pokazanie obiektu. Zdjęcia przed, w trakcie i po mówią więcej niż samo ujęcie końcowe. Dopisz, czy pracujecie dla inwestorów prywatnych, firm, czy jako podwykonawca, bo każda z tych grup szuka innych informacji. Przydadzą się też uprawnienia, certyfikaty i ubezpieczenie, jeśli chcecie je pokazać. Szerzej opisujemy to w poradniku o stronie dla firmy budowlanej.

Deweloper

Strona dewelopera jest w większym stopniu bazą danych niż wizytówką. Potrzebujemy tabeli ofert: numer domu albo mieszkania, metraż, liczba pokoi, piętro, status, oraz informacji, skąd te dane będą pochodzić i kto zmienia status po sprzedaży. Do tego plany, wizualizacje i opis lokalizacji z oznaczeniem, co jest stanem rzeczywistym, a co planowanym. Wskaż osobę z biura sprzedaży, do której mają trafiać zapytania, i zdecyduj, czy zapytanie ma wskazywać wybraną ofertę. Interaktywny plan osiedla, taki jak przy VPM Development, wymaga tych samych danych co lista ofert, tylko przypiętych do rysunku. Zakres takiego projektu opisujemy na stronie stron dla deweloperów.

Przykład z biurka: od jednego folderu do listy podstron

Firma montująca bramy i ogrodzenia przysłała nam przed pierwszą rozmową jeden folder. W środku był cennik w arkuszu, katalog producenta w PDF, dwadzieścia zdjęć z telefonu, logo w formacie PNG i plik tekstowy z adresem i telefonem. Do tego jedno zdanie w mailu: „Chcemy, żeby strona wyglądała poważniej niż obecna”.

Krok pierwszy: uporządkowaliśmy to, co przyszło, i spisaliśmy, czego brakuje. Cennik był wewnętrzny, z marżami, więc nie mógł trafić na stronę w tej formie. Katalog producenta był przydatny, ale pokazywał produkty, a firma sprzedaje montaż. Logo w PNG nadawało się do podglądu, nie do wdrożenia. Zdjęcia pokazywały gotowe bramy, bez ekipy i bez etapu montażu.

Krok drugi: rozmowa o celu. Okazało się, że „poważniej” znaczy, że klienci dzwonią z pytaniami, na które odpowiedź powinna być na stronie. Czy firma robi pomiar, czy montuje automatykę, czy obsługuje tylko okolicę. Czynnością klienta stało się zapytanie z wymiarami wjazdu i zdjęciem miejsca montażu.

Krok trzeci: z cennika wewnętrznego i katalogu powstała lista czterech grup usług z informacjami „co obejmuje” i „co osobno”. Właściciel dopisał do każdej trzy pytania, które słyszy najczęściej. To wystarczyło, żeby ułożyć strukturę podstron bez jednego gotowego akapitu tekstu.

Krok czwarty: lista braków wróciła do firmy z podziałem, kto co dostarcza. Logo w wektorze odzyskano od drukarni, która robiła kiedyś banery. Zdjęcia z montażu robiła ekipa przy kolejnych zleceniach. Zgody od klientów na pokazanie posesji zbierał właściciel przy odbiorach.

Projekt ruszył bez kompletu materiałów, ale z listą, kto co dostarcza i na którym etapie będzie to potrzebne. Różnica względem typowego scenariusza była jedna: braki znaliśmy pierwszego dnia, a nie w połowie wdrożenia.

Najczęstsze błędy przy zbieraniu materiałów i czym się kończą

Każdy z tych błędów widzieliśmy więcej niż raz. Żaden nie wynika z braku staranności, raczej z tego, że nikt wcześniej nie powiedział, czego unikać.

• Materiały w dwunastu mailach przez trzy tygodnie. Każdy mail zmienia stan wiedzy, a nikt nie wie, która wersja cennika jest ostatnia. Jeden folder w chmurze z podfolderami załatwia to w pół godziny.
• Zdjęcia wysłane przez komunikator. Aplikacje do wiadomości zmniejszają pliki, więc zdjęcie, które na telefonie wygląda dobrze, w szerokim kadrze na stronie jest rozmyte. Oryginałów trzeba potem szukać od nowa.
• Teksty pisane w nocy przed rozmową. Powstają akapity w stylu „jesteśmy liderem w swojej branży”, które i tak trzeba zastąpić informacjami. Notatka z faktami jest lepsza niż gotowy tekst bez faktów.
• Opis oferty skopiowany od konkurencji „na wzór”. Trafia na stronę z błędami rzeczowymi, bo dotyczył innej firmy, a czasem z cudzymi nazwami produktów. Taki tekst i tak piszemy od nowa.
• Decyzja o sklepie podjęta w trakcie projektowania. Strona z ofertą i sklep mają inną strukturę, inne treści prawne i inne integracje. Zmiana w połowie oznacza powrót do etapu zakresu.
• Domena na koncie osoby, której nie ma już w firmie. Odzyskanie dostępu bywa dłuższe niż budowa strony, a bez niego nie da się opublikować nowej wersji.
• Jedna osoba zbiera materiały, inna zatwierdza, a trzecia dowiaduje się o projekcie przy publikacji. Uwagi tej trzeciej osoby przychodzą wtedy, gdy zmiany są najdroższe.
• Wersja językowa „bo mamy klientów z Niemiec”, bez tłumacza i bez osoby, która ją sprawdzi. Zostaje tłumaczenie maszynowe, które niemiecki klient rozpoznaje w pierwszym zdaniu.

Każdy z tych błędów przesuwa decyzję z początku projektu na jego środek. Na początku decyzja kosztuje rozmowę. W środku kosztuje przeprojektowanie.

Słownik pojęć, które zobaczysz w ofercie

W ofercie i w rozmowie używamy kilku słów, które dla nas są codziennością, a dla Ciebie mogą być pierwszym kontaktem. Krótkie wyjaśnienia, żebyś wiedział, na co się zgadzasz.

• Brief. Opis projektu spisany przed wyceną: cel, zakres, materiały i ograniczenia. U nas to formularz na stronie wyceny albo notatka z pierwszej rozmowy.
• Zakres. Lista tego, co dokładnie powstanie: podstrony, funkcje, teksty, wersje językowe. Wycena dotyczy zakresu, więc jego zmiana oznacza zmianę wyceny.
• Projekt ekranów. Graficzny projekt widoków na telefon i komputer, który zatwierdzasz przed wdrożeniem. Zmiany po akceptacji są zmianą zakresu.
• Plik wektorowy. Logo zapisane jako kształty, nie jako piksele, dlatego można je powiększać bez utraty jakości. Rozszerzenia: SVG, AI, EPS, PDF z wektorami.
• Domena. Adres strony, na przykład nazwafirmy.pl, opłacany cyklicznie u rejestratora. Domena i hosting to dwie różne usługi, często u dwóch różnych firm.
• Hosting. Serwer, na którym leżą pliki strony. Od niego zależy szybkość i to, czy strona działa, gdy wejdzie na nią więcej osób naraz.
• DNS. Ustawienia domeny, które wskazują, gdzie jest strona i gdzie poczta. Przy publikacji nowej strony zmieniamy wpis strony, a poczty nie ruszamy.
• Certyfikat SSL. Szyfrowanie połączenia, widoczne jako kłódka w przeglądarce. Bez niego formularz nie powinien zbierać żadnych danych.
• Panel, CMS. Miejsce, w którym zmieniasz treści bez programisty. Jego zakres ustalamy według listy z sekcji o samodzielnej edycji.
• Wersja robocza. Kopia strony pod adresem tymczasowym, na której oglądasz i sprawdzasz wszystko przed publikacją.
• Przekierowanie 301. Informacja dla przeglądarki i Google, że stary adres podstrony zmienił się na nowy. Konieczne przy przebudowie, żeby nie stracić ruchu z wyszukiwarki.
• Integracja. Połączenie strony z innym systemem, na przykład przepływ zapytań z formularza do CRM-u. Wymaga sprawdzenia, co ten system udostępnia.

Co przygotować na moment po publikacji

Większość list kończy się na publikacji. Kilka rzeczy trzeba jednak zaplanować wcześniej, bo w dniu startu nie ma już na nie czasu.

Kto dostaje dostępy i gdzie je trzymacie

Przy przekazaniu dostajesz dostępy do panelu, hostingu i narzędzi Google w zakresie ustalonym w ofercie. Zdecyduj wcześniej, kto w firmie je przechowuje i gdzie, najlepiej w menedżerze haseł, a nie w mailu. Jeśli odchodzi pracownik, który miał dostępy, zmiana haseł powinna być tak samo oczywista jak odebranie kluczy.

Kalendarz aktualizacji

Lista z sekcji o samodzielnej edycji wraca tu jako harmonogram. Kto dodaje realizację po zakończeniu zlecenia, kto zmienia godziny przed świętami, kto sprawdza raz na kwartał, czy cennik jest aktualny. Bez przypisanej osoby strona zaczyna się starzeć od pierwszego miesiąca.

Pomiar od pierwszego dnia

Przed publikacją ustalamy, co liczymy: wysłane formularze, kliknięcia w telefon, pobrania katalogu. Potrzebujemy do tego dostępu do Google Search Console i Google Analytics, a jeśli ich nie macie, zakładamy je przy wdrożeniu. Zdecyduj, kto będzie zaglądał do raportów i co ma z nich wynikać. Raport, którego nikt nie czyta, nie jest potrzebny. Jak liczyć przyjęte zapytania, a nie samo kliknięcie w przycisk, opisujemy w poradniku o formularzu kontaktowym.

Opieka i kopie zapasowe

Zasady opieki po publikacji ustalamy osobno: aktualizacje, kopie zapasowe, monitoring, wprowadzanie zmian. Zdecyduj, czy chcesz, żebyśmy robili to my, czy ktoś z firmy. Jeśli ktoś z firmy, zapisz, kto odpowiada za kopie i kiedy ostatnio sprawdził, czy da się je odtworzyć.

Pierwsze tygodnie: czego nie oceniać za wcześnie

Po publikacji Google musi nową stronę zaindeksować, a to nie dzieje się w dniu startu. Wdrożenie podstaw SEO przygotowuje stronę do wyszukiwania, ale nie gwarantuje pozycji ani terminu indeksacji. Zamiast sprawdzać co rano, na którym miejscu jest firma, zaglądaj do Google Search Console. Widać tam, czy podstrony zostały zaindeksowane i czy nie ma błędów. Ocena, czy strona robi to, co miała robić, zaczyna się od pytania zapisanego w pierwszej sekcji tego poradnika: czy klienci wykonują czynność, dla której powstała.

Miejsca, w których podajecie adres strony

Po publikacji zaktualizuj adres tam, gdzie go podajecie: Profil Firmy w Google, media społecznościowe, stopki maili, katalogi branżowe, materiały drukowane. Spisz te miejsca wcześniej, bo w dniu publikacji nikt o nich nie pamięta. Jeśli przebudowujesz stronę i część adresów podstron się zmienia, ta lista jest częścią planu przekierowań.

Lista kontrolna do skopiowania

Zaznacz, co masz, co masz do ustalenia, a czego świadomie nie będzie w projekcie. Z tak oznaczoną listą pierwsza rozmowa zajmuje godzinę zamiast trzech spotkań.

1. Jedno zdanie o celu strony i czynności, którą ma wykonać klient.
2. Lista grup klientów, jeśli jest ich więcej niż jedna, z czynnością dla każdej.
3. Co dziś nie działa na obecnej stronie albo w obsłudze zapytań.
4. Opis każdej usługi: dla kogo, co obejmuje, co osobno, jak zaczyna się współpraca, najczęstsze pytania.
5. Czym różnicie się od firm, które klient rozważa równolegle.
6. Realizacje z informacją o zgodzie klienta, prawach do zdjęć i własnym udziale.
7. Prawdziwe opinie z imieniem, nazwiskiem i firmą.
8. Logo w wektorze, księga znaku albo informacja, że logo wymaga pracy.
9. Zdjęcia w folderach według tematu, z opisowymi nazwami i zgodami osób.
10. Dokumenty do pobrania z oznaczeniem, które są publiczne i aktualne.
11. Domena, hosting, obecna technologia, konta Google, skrzynki e-mail: gdzie są i kto nimi zarządza.
12. Systemy do połączenia ze stroną i to, co ma między nimi przepływać.
13. Co będziecie zmieniać samodzielnie, kto i jak często.
14. Polityka prywatności, regulaminy, dane rejestrowe i osoba odpowiedzialna za treści prawne.
15. Osoba koordynująca uwagi i zatwierdzająca etapy; osoby sprawdzające treści specjalistyczne i tłumaczenia.
16. Materiały właściwe dla branży: obszar działania, parametry techniczne, asortyment, menu, tabela ofert.
17. Kto przechowuje dostępy po publikacji, kto aktualizuje treści i kto czyta raporty.

Punkty od 1 do 5 i punkt 15 przydają się przed pierwszą rozmową. Reszta może dojść w trakcie etapu „Cel i zakres”. Jeśli wygodniej Ci wpisać to w formularz, brief strony WWW pyta o te same rzeczy i przyjmuje pliki.

TL;DR

• Zacznij od jednego zdania o celu strony i czynności klienta, nie od zbierania plików.
• Prześlij informacje o ofercie w dowolnej formie. Gotowe teksty nie są potrzebne na starcie.
• Logo w wektorze, zdjęcia w folderach z opisowymi nazwami, zgody osób i klientów na publikację.
• Ustal, gdzie jest domena, kto ma dostępy i z jakimi systemami strona ma się łączyć. Haseł nie wysyłaj mailem.
• Zdecyduj, co będziecie zmieniać samodzielnie, kto i jak często.
• Wyznacz jedną osobę, która zbiera uwagi i zatwierdza etapy.
• Dołóż materiały właściwe dla branży i zaplanuj, kto zajmie się stroną po publikacji.

FAQ